La croissance d’une entreprise s’accompagne souvent d’un nombre incalculable d’informations et de documents à traiter. Un problème pour de nombreux dirigeants qui ne savent plus comment y faire face. Pourtant, l’adoption d’un PGI leur aurait sans doute permis d’éviter de se retrouver dans cette situation.

Comprendre ce que sont les PGI (Progiciels de Gestion Intégré)

Également appelés ERP (Enterprise Resource Planning) en anglais, les PGI sont des solutions informatiques destinées à couvrir l’ensemble des besoins administratifs de l’entreprise. Découpés en modules métiers, ils permettent à chaque service d’être mieux organisé et plus performant dans l’accomplissement de ses tâches quotidiennes. Cela s’explique par le fait que toutes les données clefs de l’entreprise sont centralisées en un seul et même endroit. Grâce à ce type d’architecture, les PGI évitent la duplication d’informations et limitent les saisies au clavier par les utilisateurs.

Quels bénéfices pour les entreprises ?

Mais ce ne sont pas les seuls avantages qu’offrent les PGI. En plus d’éviter la transmission d’informations erronées entre services, ils procurent aux entreprises un grand nombre d’outils d’automatisation. Par exemple, certaines écritures comptables peuvent être créées et générées automatiquement sans nécessiter d’interventions humaines. D’où un gain de temps, de productivité et de coûts pour l’entreprise. Les salariés peuvent ainsi se focaliser sur leur cœur de métier, en se déchargeant d’une partie des tâches administratives qui les ralentissent dans leur activité.

Un travail préparatoire est nécessaire à leur mise en œuvre

Enfin, les PGI jouent un rôle structurant pour les entreprises qui les emploient. Toutefois, cela nécessite d’effectuer préalablement un travail de fond sur la manière dont s’articulent les différents processus. Les modules de la solution PGI pourront alors plus facilement s’intégrer au fonctionnement global de l’entreprise. Ce qui sera moins déstabilisant pour les utilisateurs, qui ne verront pas leurs habitudes de travail chamboulées du jour au lendemain. Un bon moyen de s’en prémunir est donc d’essayer plusieurs progiciels de gestion intégré en version de démonstration, avant d’arrêter sa décision sur l’une ou l’autre des solutions.